5 saker företagaren behöver veta om AI-tjänster och säkerhet

AI har på kort tid gått från experiment till vardagsverktyg. Medarbetare sammanfattar möten i Copilot, skriver offerter med ChatGPT och låter AI sortera kundärenden. Det sparar tid, men väcker också frågor som många företagare ännu inte har fått svar på: vilka verktyg går att lita på, vad får man egentligen klistra in, och hur hänger det ihop med GDPR? Här är fem saker som är bra att ha koll på.

1. Gratisversionen och företagsversionen är inte samma tjänst

Den viktigaste skillnaden ligger sällan i själva tekniken utan i avtalet. Konsumentversioner av ChatGPT och liknande tjänster kan använda det du skriver för att förbättra framtida modeller, om du inte aktivt stänger av det. Företagsversionerna, till exempel Microsoft 365 Copilot eller ChatGPT Business och Enterprise, lovar som regel att era data inte används för träning och att de hanteras under ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Fråga därför alltid: vilken licens använder vi, vem äger datan, var lagras den och finns det ett biträdesavtal? Ett verktyg som medarbetarna har registrerat med sin privata mejladress räknas inte som ett godkänt företagsverktyg, hur bra det än fungerar.

2. Tänk efter innan du klistrar in

En enkel tumregel fungerar förvånansvärt bra: skriv aldrig något i en AI tjänst som du inte skulle skicka i ett vanligt mejl till en extern leverantör. Personnummer, hälsouppgifter, lönelistor, kundregister, lösenord och affärshemligheter hör inte hemma i ett öppet konsumentverktyg.

I en godkänd företagsmiljö kan ni dela mer, men även där gäller principen om att bara använda den information som faktiskt behövs. Ofta går det lika bra att avidentifiera underlaget först, till exempel att ersätta kundnamn med "Kund A" innan du ber om hjälp med en formulering.

3. GDPR gäller fullt ut, även när en AI gör jobbet

När ni behandlar personuppgifter med hjälp av AI är det fortfarande ert företag som är personuppgiftsansvarigt. Det betyder att ni behöver en laglig grund för behandlingen, kunna förklara vad som händer med uppgifterna och veta om de förs över till länder utanför EU. Leverantörer som erbjuder datalagring inom EU gör det enklare, men ansvaret ligger kvar hos er.

Utöver GDPR är EU:s AI förordning nu i kraft. För de flesta mindre företag handlar den i första hand om att använda AI på ett genomtänkt sätt och att se till att medarbetarna har tillräcklig kunskap om verktygen. Den som använder AI för exempelvis rekrytering eller kreditbedömning har betydligt högre krav att leva upp till.

4. En enkel policy slår ett förbud

Många företag reagerar på osäkerheten genom att förbjuda AI helt. Resultatet blir ofta det motsatta: medarbetarna fortsätter, fast i privata konton som ingen har överblick över. Det är bättre att erbjuda ett godkänt verktyg och tydliga spelregler.

En bra AI policy behöver inte vara lång. Den bör beskriva vilka verktyg som är godkända, vilken information som aldrig får delas, vem man frågar när man är osäker och hur resultaten ska granskas. Kombinera den med en kort utbildning, så att alla förstår varför reglerna finns och inte bara vad de säger.

5. Människan har fortfarande sista ordet

AI kan formulera sig övertygande även när den har fel. Den kan hitta på källor, missförstå siffror eller ge råd som inte stämmer med svensk lag. Därför behöver allt som går ut till kunder, myndigheter eller samarbetspartner granskas av en person som förstår sakfrågan.

Tänk också på säkerheten i flödet runt verktygen. När AI kopplas till mejl, dokument eller affärssystem får den tillgång till mer information, och då blir behörigheter och inloggning ännu viktigare. Tvåfaktorsinloggning och tydliga åtkomstnivåer är grundskydd som gäller här precis som överallt annars.

Vill du veta mer?

AI är inget att vara rädd för, men det kräver samma omsorg som all annan hantering av känslig information. Med rätt verktyg, en tydlig policy och lite kunskap i organisationen kan ni ta vara på möjligheterna utan att riskera kunddata eller förtroende.

Vi går igenom de här frågorna mer på djupet tisdagen den 13 oktober klockan 10.00, med konkreta exempel och tid för era egna frågor. Välkommen!