Kan samma system fungera för både företagaren och revisorn?

Den som driver ett litet företag tänker i kunder, uppdrag och pengar som kommer in och går ut. Redovisningskonsulten och revisorn tänker i konton, verifikationer, perioder och momskoder. Båda arbetar med samma verklighet, men de beskriver den på helt olika språk. När vi bygger Auctum är målet att ett och samma system ska fungera för båda. Det är en av de svåraste utmaningarna inom affärssystem. Går den att överbrygga?

Två användare, två världar

Företagaren vill veta om fakturan till kunden har gått iväg, om den är betald och hur mycket som finns kvar på kontot vid månadens slut. Att en försäljning ska bokas på konto 3001 med utgående moms på konto 2611 är för de flesta både ointressant och obegripligt.

För redovisningskonsulten och revisorn är det precis tvärtom. De behöver se konteringen, verifikationsnumret, periodiseringen och spåret från underlag till bokslut. En förenklad vy som döljer de detaljerna är för dem inte en hjälp utan ett hinder.

Därför väljer de flesta system sida

De flesta system på marknaden har löst konflikten genom att välja målgrupp. Traditionella bokföringsprogram är byggda av ekonomer för ekonomer, med kontoplaner och verifikationslistor i centrum. Företagare som försöker använda dem själva ger ofta upp eller gör fel. Enkla appar för fakturering och kvitton är byggda för företagaren, men lämnar konsulten med ofullständiga underlag som måste kompletteras och rättas i efterhand.

Resultatet blir två system, eller ett system som bara den ena parten trivs i. Information förs över manuellt, frågor skickas fram och tillbaka och ingen av dem får en helt rättvisande bild i realtid.

Samma data, olika vyer

Nyckeln är att skilja på informationen och sättet att visa den. Under ytan finns en enda sanning: varje affärshändelse registreras en gång, fullständigt och korrekt. Ovanpå den kan systemet sedan erbjuda olika fönster.

Företagaren ser "Faktura till Bergströms Bygg, 12 500 kronor, betald". Konsulten ser samma händelse som en verifikation med debet och kredit, momskod och koppling till underlaget. Ingen av dem behöver lära sig den andras språk, men båda tittar på exakt samma uppgifter. När den ena ändrar något ser den andra det direkt.

AI som tolk mellan språken

Tanken på olika vyer är inte ny, men det är först med AI som den har blivit riktigt användbar. Tidigare krävde varje översättning mellan vardagsspråk och redovisningsspråk att någon i förväg hade programmerat regeln. Nu kan systemet förstå vad företagaren menar.

Företagaren kan skriva "köpte en ny laptop till kontoret" och få ett förslag på kontering, momshantering och bedömning av om det är en inventarie. Hen kan fråga "varför är resultatet lägre i år?" och få ett svar på vanlig svenska. Konsulten får i sin tur se vilka förslag AI har gjort, hur säker den var och vad som har godkänts av en människa. AI blir på så sätt en tolk som gör att båda kan arbeta i sitt eget språk.

Principerna vi bygger efter

Det enkla ska vara enkelt, men det avancerade ska alltid finnas ett klick bort. Företagaren möter inte kontoplanen förrän hen vill, men konsulten ska aldrig behöva leta efter den. Ingenting får heller ske i det dolda. Allt som AI föreslår eller utför ska gå att se, förklara och ändra, så att ansvaret förblir tydligt.

Samarbetet ska ske i systemet och inte bredvid det. När konsulten har en fråga om en transaktion ska den kunna ställas direkt på transaktionen, och svaret ska finnas kvar där. Det ersätter mejltrådar och telefonsamtal med en historik som både företagaren, konsulten och revisorn kan följa.

Vad det betyder för er

För företagaren innebär det att bokföringen inte längre är något som sker någon annanstans, en gång i månaden. Du ser hur det går för företaget när du behöver veta det, och du kan ställa frågor utan att först lära dig redovisningens terminologi.

För redovisningskonsulten och revisorn innebär det kompletta underlag i realtid, färre kompletteringar och mer tid för det arbete som verkligen kräver kompetens. Rollen förskjuts från att mata in och rätta till att granska, ge råd och hjälpa kunden att fatta bättre beslut.

Så, går det att överbrygga?

Vi tror det, men inte genom att kompromissa fram ett gränssnitt som är lagom för alla. Det går genom att bygga på en gemensam grund och låta varje användare möta den på sitt eget sätt, med AI som tolk däremellan. Det är den utmaningen vi har tagit oss an med Auctum. Vi vet att den är svår, och vi lär oss mycket av att lyssna på både företagare och ekonomer. Är du en av dem hör vi gärna av dig.